A NetRegisterX Iratkezelés modulja felgyorsítja az iktatás és ügyintézés folyamatát, például a feladó, címzett adatainak rögzítése egyetlen gombnyomással megoldható, az iratok holléte könnyen nyomonkövethető, így természetesen a kereséssel töltött idő is csökkenthető. Egy hagyományos iktatókönyvben akár órákig is eltart a kérdéses dokumentum előkeresése, míg a NetRegisterX-ben a keresett információ – a hozzá kapcsolódó előzményekkel együtt – másodpercek alatt rendelkezés áll.
Iratkezelési megoldásainkkal a szervezet az érkeztetési, szignálási, iktatási folyamat kialakítása során – a rá vonatkozó jogszabályokkal összhangban – saját igényei szerint adhatja meg az érkeztetés/iktatás szabályait (pl.: kötelezően kitöltendő adatok, központi, osztott és vegyes iktatás, érkeztetés, több iktatókönyv használata). Az alkalmazás az elektronikus visszaigazolás folyamatát is támogatja, azaz már a dokumentum átvételének pillanatában – beállítás esetén – értesítő e-mailt küld a feladónak, melyben a dokumentum átvételének tényéről tájékoztatja.
Az elektronikus ügyintézés során a NetRegisterX a feladatokkal kapcsolatos mozzanatokról e-mailben értesítést, emlékeztetőt küld a megfelelő érintetteknek (ügyintéző, vezető, szignáló, stb.), figyeli a határidőket és az esetleges határidő-csúszásokat. Az egyes ügyintézők könnyen áttekinthetik a rájuk vonatkozó feladatokat, mivel a teendőt kapott munkatársak külön felületen tájékozódhatnak éppen aktuális, folyamatban lévő feladataikról. A vezető felelősökre, ügyintézőkre bontva látja, hogy egy adott feladat hol tart a folyamatban. Az ügyintézők munkáját pedig a rendszer olyan beépített lehetőségei könnyítik meg, mint például a körfaxok, kör-e-mailek küldése és dokumentumsablonok használata. A rendszer nemcsak az ügyintézés, hanem az esetleges véleményezések, illetve jóváhagyások, kiadmányozások lépéseit is támogatja és követhetővé teszi. Az elektronikus ügyintézés bevezetésével részletesen dokumentálttá válik a munkavégzés, a vezetők naprakészen látják, milyen a munkatársak terhelése, hol tartanak az ügyek, hol javítható a hatékonyság, a határidők pedig könnyebben betarthatók lesznek.
A NetRegisterX támogatja a teljes irattározási folyamatot is: nyilvántartja a selejtezési, őrzési időt és az iratok fizikai helyét, valamint segítséget nyújt a selejtezési listák, levéltári jegyzékek elkészítéséhez.
