Nagyvállalati tartalomkezelés FileNet rendszerrel

A nagyvállalatok esetében a dokumentumok elektronikus rendszerben történő feldolgozása napjainkban már nem pusztán versenyelőnyként, hanem a fennmaradásért folytatott küzdelem alapvető eszközeként fogható fel. Az egységes elvek mentén történő tárolás, a rendszer által támogatott és vezetett folyamatok kezelése, valamint a földrajzi elhelyezkedéstől független elérés nélkül egy bonyolult szervezet gyakorlatilag nem képes hatékony működésre.
Az IBM FileNet termékcsaládja a fenti kihívásokra az alábbi szolgáltatások biztosításával adja meg a választ:

Az adatok begyűjtése

A FileNet rendszer a szervezetnél számtalan formában és helyen felhalmozódott tudást, tapasztalatot, információt segít rendszerezni, kereshetővé, elérhetővé tenni. Az információ, formáját tekintve felöleli a nagyvállalatoknál használatos formátumokat. Tetszőlegesen lehet elektronikus dokumentum, papír alapú irat, e-mail, fax, multimédiás tartalom, űrlap, sms vagy chat üzenet, blog bejegyzés. A legtöbb formátum esetén a gyártó által elérhetővé tett beolvasó modulok állnak rendelkezésre. Abban az esetben, ha ezek közül nem tudunk választani, számtalan külső (3rd party) gyártó is kínál megoldásokat, legvégső esetben pedig nyitva áll a lehetősége a saját modul fejlesztésének.

Az automatizált adatbegyűjtéshez a CNW az integrációs megoldások széles tárát kínálja. Például egy MS Exchange szerver által kezelt ügyfélszolgálati e-mail postafiókba érkező üzenet automatikusan indíthatja a bejelentés-kezelés folyamatot, vagy egy MS Excelből közvetlenül a rendszerbe mentett kalkuláció képezheti alapját egy ajánlat-kezelés folyamatnak. A gyártó által biztosított integrációs felületen (API) keresztül gyakorlatilag minden rendszer illesztése megoldható.

A nagy tömegű szkennelés a FileNet Capture szoftver segítségével nagyteljesítményű (10000 lap/nap) szkennerek segítségével történhet. A szkennelendő iratok rendkívül változatosak lehetnek, ezért különböző beállítással rendelkező kötegekben, ún. batch-ekben, - emberi beavatkozás nélkül - történik a digitalizálásuk. Az irat szkennelésével egyidejűleg automatikusan megtörténik a karakterfelismerés (OCR), az iratazonosító vonalkód beolvasása, a feldolgozott irat PDF formátumra konvertálása (kereshető formátumban) és az irathoz kapcsolódó kísérőlap létrehozása.

A rendszerben az iratképek mellett tetszőleges formátumú elektronikus tartalom helyezhető el és kezelhető. A közismert képformátumok esetében a beépített megtekintő programmal a böngésző elhagyása nélkül nézhető meg a tartalom. A FileNet beépített megtekintője további hasznos funkciókat biztosít, melyek segítségével lehetővé válik a beszkennelt képeken szövegkiemelés, szövegkitakarás vagy pecsét és vízjel elhelyezése. Ezek az utólag elhelyezett objektumok felhasználói jogosultsághoz köthetőek. A FileNet rendszer és MS Office integráció pedig azt az előnyt nyújtja, hogy a Microsoft Office alkalmazásokból közvetlenül is bevihetők az adatok a rendszerbe.

Adatok kezelése

Az adatok kezelése alatt több, önmagában is komplex részterületet találunk. Az adatkezelési funkciókra kényelmes web alapú felület - a Filenet Workplace - szolgál. Ezen keresztül valósul meg az adatok megjelenítése, rendszerezése, verziók kezelése, check-in/check-out. Rugalmasan beállítható, hogy a felhasználók a rendszerbe belépve a munkaasztalukon mely elemeket találják.

Az egyes szerepkörökhöz tartozó leggyakrabban használt funkciók, keresések, műveletek az adott szerepkör kezdőlapjára kihelyezve lehetővé teszik a gyors elérést és ez által támogatják a hatékony munkavégzést. A további funkciók a gyorsindítón kívül a Workplace felületen logikus rendben helyezkedve találhatóak meg. Természetesen a funkciók elérése jogosultságfüggő.

A fenti funkciók nagy része az MS office irodai szoftvereiből is elérhetőek. Például Excelből közvetlenül kikereshetünk egy iratot, majd módosítás után új verzióként a dokumentumtárba helyezhetjük. Mindezt anélkül, hogy a táblázatkezelő szoftvert elhagytuk volna. Szintén közvetlenül MS Office komponensekből elérhető funkció az iratok kikérése (check-out). A kikért iraton akár hosszabb ideig is dolgozhatunk, miközben a munkatársak számára egyértelműen látszik, hogy az irat új verziója készül. Miközben a kollégák a régi – még aktuális – verzióval dolgozhatnak. Amint elkészült, az új verzió közvetlenül MS Office komponnesből új verzióként feltölthető.

A vállalati együttműködést támogató funkciók lehetővé teszik, hogy például egy adott ügyön egy időben több munkatárs is egymást támogatva együtt dolgozhasson.

  • Munkafolyamat-kezelés: Az előre definiált üzleti, döntési folyamatok esetén a beépített munkafolyamat kezelő modul segítségével támogathatóak és ellenőrizhetőek a munkatársak. A workflow modul segítséget nyújt a folyamatok optimalizálásában is. Segítségével felderíthetőek a folyamatok szűk keresztmetszetét okozó, hosszabb várakozást előidéző folyamatlépések. Ezek a lépések optimalizálhatóak, a rendszer lehetőséget biztosít a párhuzamosításra például közös munkakosarak használatával.
  • Eszkaláció: Szintén a folyamatok felgyorsítását segíti az automatikus eszkaláció. Ha feladatot a felelős a megadott határidőre nem végzi el, akkor automatikus eszkaláció történik, a feladat a felelős szervezeti egységének vezetőjéhez (kerül, aki azt átruházhatja, új határidőt adhat, vagy lezárhatja a teendőt.
  • Grafikus folyamatábra: Az aktuális munkafolyamatok esetén, a grafikus folyamatábrán követhető végig az irat útja a folyamatban. Megtekinthető, mikor, melyik lépésben járt és az adott lépés során milyen döntések születtek.
  • Munkakosarak: Csoportmunka támogatására a rendszer lehetővé teszi, hogy a szervezeti egységek (például osztályok) munkatársai közösen dolgozzanak a csoportnak továbbított iratokon. Ezt a közös munkakosarak segítségével valósul meg. A közös munkakosarakat a csoport minden tagja láthatja, onnan tetszőleges iratot magához vehet, és azon munkát végezhet.

 

Adattárolás

A dokumentumkezelő rendszerek által tárolt adatok mennyisége évről-évre növekszik. Ennek a növekvő adatmennyiségnek a rugalmas kezelése, további tárolóegységek hozzáadása, adatok egységek közti mozgatása szükséges. Az egyes tárolási megoldások elérési sebessége arányos azok költségével. Ezért is fontos, hogy az egyes adatok a megfelelő módon kerüljenek tárolásra. A FileNet a fájl alapú tárolástól kezdve az adatbázison át a hálózati storage megoldásokig bezárólag széleskörű támogatottságot biztosít.

Adatszolgáltatás, adatelérés

A nagyvállalati dokumentumkezelő rendszerek az esetek zömében nem állnak magukban. Központi elemként szerepelnek a szervezet életében és további, rendszerek szolgáltatások számára biztosítanak adatokat. Bármely, ügyfél által kezdeményezett ügyintézési folyamat esetében fennállhat például az ügyfél-tájékoztatási igény, melyet a FileNet például egy web alapú előtét-alkalmazás segítségével képes kiszolgálni. A FileNetben kezelt ügyek folyamatban elfoglalt állapota például elérhetővé tehető egy publikus web alapú ügyfél rendszer számára. Ehhez a FileNet API-t és webszervíz szolgáltatást nyújt. Egyszerűbb esetben az ügyfél e-mailben is kaphat tájékoztatást, például egy szerviz folyamat esetén a készüléke javításának állapotáról.
A FileNet által biztosított programozói felületeken vagy webservice hívásokon keresztül tetszőleges rendszer illesztése megvalósítható.

A FileNet rendelkezik mindazokkal a képességekkel, melyekkel a modern ECMC rendszereknek rendelkezniük kell. Emellett nyílt szabványokon alapuló integrációs felületei segítségével bármely heterogén informatikai környezetbe is sikeresen beilleszthető.