Pályázatkezelő rendszer

Azoknál a szervezeteknél, amelyek igazán nagy mennyiségű pályázat kezelését végzik, pusztán a dokumentumok számosságából adódóan olyan problémák ütik fel a fejüket, amelyek kisebb mennyiségek esetén szóba sem jönnek. Ott, ahol a napi beérkező postai küldemények csak több zsákban férnek el és a szkenner „etetéséhez” több dolgozó is szükséges, ott igazán robosztus rendszerre van szükség.

A robosztusság és a funkcionalitás kiforrott egyvelegét biztosítja a CNW Zrt. által fejlesztett pályázatkezelő rendszer, amely egyaránt alkalmas elektronikus és papíralapú pályázatok és egyéb dokumentumok precíz nyomonkövetésére, regisztrációjára, tárolására, valamint az iratkezelés, irattározás és digitális feldolgozás támogatására.

Pályázatkezelő rendszer előnyei:

  • Minden pályázat/irat egységes nyilvántartásba kerül, kiküszöbölve a többszörös tárolást.
  • Átfogó, összetett szempontrendszer szerinti iratkeresést valósít meg.
  • Az eredeti irat fizikai holléte pontosan követhető, papír alapú átadókönyvek nélkül.
  • A kimenő, bejövő iratok hatékonyan, gyorsan digitalizálhatók (szkennelés, vonalkód és OCR).
  • Pályázatok elektronikus dossziékba rendezhetők.
  • Minden pályázati dosszié/dokumentum/irat átadása nyomon követhető.
  • Az egyedi vonalkódos azonosításnak köszönhetően minden dokumentum egyszerűen, hibátlanul, gyorsan azonosítható.
  • Szigetalkalmazások és egyéb nyilvántartások (kézi, Excel, Access) megszüntetése.
  • Azonnali hozzáférhetőség és kereshetőség a jogosultsági rendszernek megfelelően.
  • Távoli felhasználók támogatása.
  • Adatkapcsolat és információcsere a pályázatkezelést támogató egyéb szakmai rendszerekkel.
  • Az IBM FileNet alapoknak köszönhetően rendkívül robusztus biztonságos, működőképessége folyamatos.
  • Nagymennyiségű - akár milliós nagyságrendű - dokumentum feldolgozására is képes.
  • Továbbfejleszthető, bármikor a vállalat további igényeihez igazítható.

 

A megoldás a szervezet egészére vonatkozóan egységes és jogosultságvezérelt dokumentum- és munkafolyamat-kezelést valósít meg, azonnali értesítési szolgáltatással, felügyeleti és riportkészítési funkciókkal. A pályázatkezelési folyamat minden lépését (befogadás, aláírás, dokumentálás, megvalósítás, végellenőrzés) és a hozzákapcsolódó iratok nyilvántartását is támogatja, azaz segítségével a pályázatok teljes életútja végigkövethető. A szervezeti együttműködés hatékonyságának javítása érdekében lehetőséget biztosít a tisztán elektronikus dokumentumokkal kapcsolatos munkafolyamatok kezelésére és csoportmunkára is.

A felhasználók kényelmét és a gyorsabb, hatékonyabb munkavégzést szolgálja az igényeknek megfelelően testreszabható „munkaasztal”, amely az iratkezelésben elfoglalt szerepkör szerinti egyedi munkafelületet jelenti. A munkaasztalon tehát mindenkinek azok az eszközök állnak rendelkezésére, amelyekre a saját munkájához a leggyakrabban szüksége van.

A pályázatkezelő rendszer működési elve
A rendszer az adattartalmakat un. irat kísérőlapokon keresztül kezeli. Minden dokumentumhoz tartozik egy kísérőlap, amely reprezentálja a dokumentumot és annak leíró adatait is tartalmazza. Az alkalmazás a létrejött objektumok azonosítására postai ragszámot, valamint a dosszié és az irat azonosítására szolgáló vonalkódokat használja. Az egyes dokumentumok életciklusban elfoglalt állapotától függően kerülnek meghatározásra a dokumentum hozzáférési szabályai, verzióváltások és a dokumentumokkal végezhető műveletek köre. A pályázatkezelő rendszer biztosítja, hogy a szerkesztésre zárolt dokumentumot mások ne szerkeszthessék, így elkerülhetők az ütközések.

A szkennelési folyamat után a feldolgozandó iratok közé érkezik a dokumentum. A pályázatkezelő rendszerben létrejött iratképek a vonalkódon tárolt azonosító alapján automatikusan csatolásra kerülnek a kísérőlaphoz. Az irat szkennelésével egyidejűleg automatikusan megtörténik a karakterfelismerés (OCR), az iratazonosító vonalkód beolvasása, a feldolgozott irat PDF formátumra konvertálása (kereshető formátumban) és az irathoz kapcsolódó kísérőlap létrehozása. A rendszer lehetőséget biztosít bizalmas iratok és iratképek kezelésére, valalamint a felhasználói felületen (tallózóban, keresés találati listában és személyes gyűjtőmappában) kijelölt kísérőlapokhoz tartozó iratképek tömeges letöltésére. A kísérőlapokhoz tetszőleges fájlok importálhatóak a kliens fájlrendszeréből. Helyi és kimenő pályázati, illetve céges iratok importálással, vagy Office programból közvetlen mentéssel kerülnek a pályázatkezelő rendszerbe.

  • Az iratok fizikai mozgásának követése: A rendszer lehetőséget biztosít az elektronikus munkafolyamat vezérlés mellett az „eredeti papírok” mozgásának követésére és a mindenkori megtalálási hely meghatározására.
  • Teendő kiadás: A pályázatkezelő rendszer a dokumentumokhoz kapcsolódóan kezeli a feladatokat. A feladat kiadása történhet felhasználó által, vagy a munkafolyamatok egyes lépéseikor a workflow-motor által generáltan. A felelősök email értesítést kapnak teendőikről, a feladatvégzés során a folyamathoz megjegyzések fűzhetők, metaadatok vihetők fel.
  • Eszkaláció: határidő csúszás esetén automatikus eszkaláció történik, a feladat a felelős szervezeti egységének vezetőjéhez kerül, aki azt átruházhatja, új határidőt adhat, vagy lezárhatja a teendőt. Az eszkaláció során a rendszer újraszignálja a feladatot az alapértelmezett határidő beállításokkal. A rendszer a személyes gyűjtőmappa segítségével lehetőséget biztosít a kísérőlapok felhasználó általi gyűjtésére az iratazonosító alapján begépeléssel vagy vonalkód olvasóval beolvasva. A személyes gyűjtőmappába helyezett kísérőlapokon többek között fizikai átadás/átvétel, teendő kiosztása, iratkép letöltés kezdeményezhető egyedi vagy tömeges műveletek segítségével.
  • Csoportmunka támogatás: a rendszer lehetővé teszi, hogy a szervezeti egységek munkatársai közösen dolgozzanak a csoportnak továbbított iratokon. Ezt a közös munkakosarak segítségével valósul meg. A közös munkakosarakat a csoport minden tagja láthatja, onnan tetszőleges iratot magához vehet, és azon munkát végezhet. Ezen túlmenően minden felhasználónak saját munkakosara is van, melybe a kifejezetten neki, vagy csoportjának címzett munkákat lehet küldeni.

 

A felhasználók könnyen kezelhető webes felületen keresztül érhetik el a rendszert. Az alkalmazás az általános dokumentumkezelési funkciók (böngészés, keresés, check-in/out, áthelyezés, linkelés, stb.) mellett workflow felhasználói felületet is tartalmaz, emellett több adminisztrációs feladat (pl. kereséstervezés, felhasználói felület testre szabása, stb.) szintén itt végezhető el. A SOA (Service Oriented Architecture) architektúrán alapuló rendszer fő komponensei web szolgáltatásokon keresztül kommunikálnak egymással. Ezek a web szolgáltatások részben külső alkalmazások számára is elérhetőek.

A pályázatkezelő rendszer által kezelt dokumentumok és leíróadataik, valamint a munkafolyamatok definíciói egységes tartalomtárban kerülnek tárolásra. A tartalmak elektronikus mozgása során (például értesítés küldése, teendő kiadása) tartalomra mutató hivatkozások készülnek, így kiküszöbölhető a többszörös tárolás. A szkennelést nagyteljesítményű (10000 lap/nap) szkennerek végzik, az iratok digitalizálása különböző beállításokkal rendelkező kötegekben, ún. batch-ekben, - emberi beavatkozás nélkül - történik. A rendszerben tetszőleges formátumú elektronikus tartalom helyezhető el és kezelhető. A közismert képformátumok esetében a beépített megtekintő programmal a böngésző elhagyása nélkül nézhető meg a tartalom. A pályázatkezelő rendszer és MS Office integráció pedig azt az előnyt nyújtja, hogy Microsoft Office alkalmazásokból közvetlenül is bevihetők az adatok a rendszerbe. A beépített munkafolyamat (workflow) motor segítségével ad-hoc és automatikus workflow-k kezelése mellett integrációs célú folyamatok futtatását, illetve az előbbiek tetszőleges elegyét is megvalósíthatjuk.