Igénykezelés

A mai korszerű dokumentumkezelő rendszerek már rendkívül sokrétűek, rugalmasan és széleskörűen oldhatóak meg segítségükkel iratkezelési feladatok. Mind nagyobb az elvárás minél több a feladat, így a mérhetőség és a racionalizálás is lényeges szempont. A vállalatok és intézmények igyekeznek a folyamataikat – a lehetőségekhez mérten – egységesíteni, adott esetben egyszerűsíteni. Erre nemcsak a minőségirányítási rendszerek elterjedése ad okot, hanem a szorosabb együttműködés megteremtése a célok gyorsabb elérése érdekében.

Az üzleti és ügyintézési folyamatok alapját az információk képezik, melyek a vállalat, vagy intézmény életében különböző formában (levél, fax, e-mail, szkennelt állományok, képek, táblázatok, stb.) jelennek meg, és dokumentumokban testesülnek meg. A dokumentumok és egyéb információk hatékony és rendszerezett tárolása, nyilvántartása, visszakeresése, kinyomtatása, a megfelelő helyre történő eljuttatása többletköltséget és pluszerőforrást igényel a szervezetektől. Eközben az információk mennyisége napról-napra növekszik, ezért a munkatársak egyre több időt töltenek az iratok kezelésével.