Digitalizálás

Az ECM rendszer kialakításának első lépése a digitalizálás, amikor a papíralapú, illetve a felhasználók által létrehozott dokumentumok különféle beviteli technológiák segítségével rögzítésre kerülnek. Egy digitalizáló és feldolgozó rendszer bevezetésének célja, hogy intelligens adatkinyerésre alkalmas megoldás kerüljön bevezetésre.

Az üzleti és ügyintézési folyamatok alapját az információk képezik, melyek a vállalat, vagy intézmény életében különböző formában (levél, fax, e-mail, szkennelt állományok, képek, táblázatok, stb.) jelennek meg, és dokumentumokban testesülnek meg. A dokumentumok és egyéb információk hatékony és rendszerezett tárolása, nyilvántartása, visszakeresése, kinyomtatása, a megfelelő helyre történő eljuttatása többletköltséget és pluszerőforrást igényel a szervezetektől. Eközben az információk mennyisége napról-napra növekszik, ezért a munkatársak egyre több időt töltenek az iratok kezelésével.

A hatékony információmenedzsmenthez az alábbi kulcsfeladatokat kell megoldani: az egyre növekvő mennyiségű strukturálatlan és strukturált tartalmak rendszerezése, kezelése, egyetlen példányban való tárolása, megőrzése, valamint a rejtett vállalati tudás feltárása és gyors, egyszerű elérésének biztosítása. Dióhéjban azt mondhatjuk, hogy össze kell kötni az információkat, alkalmazásokat, üzleti folyamatokat és az embereket.