Munkafolyamatkezelés

A mai korszerű dokumentumkezelő rendszerek már rendkívül sokrétűek, rugalmasan és széleskörűen oldhatóak meg segítségükkel iratkezelési feladatok. Mind nagyobb az elvárás minél több a feladat, így a mérhetőség és a racionalizálás is lényeges szempont. A vállalatok és intézmények igyekeznek a folyamataikat – a lehetőségekhez mérten – egységesíteni, adott esetben egyszerűsíteni. Erre nemcsak a minőségirányítási rendszerek elterjedése ad okot, hanem a szorosabb együttműködés megteremtése a célok gyorsabb elérése érdekében. Nem elég a jó koncepció, nem elég tudás egyszeri átadása: idővel a munkafolyamatok a körülményekben, a résztvevő személyek körében és minden másban törvényszerűen bekövetkező változás miatt újradefiniálást kívánnak és így egyrészt a folyamatot kell újragondolni, másrészt a régi és új résztvevőkkel is meg kell ismertetni. Így is nap mint nap találkozunk azzal a ténnyel,hogy egyik munkatársunk másképp jár el egyes ügyekben, mert mást szokott meg, de az újonnan belépők esetében is az összetettebb folyamatok hosszabb betanulást igényelnek.


Hogyan lehetne ezen előzmények mentén egyszerű és együttes megoldást találni? Legyen egyszerre irat- és dokumentumkezelési megoldásunk, de emellett támogassa a munkafolyamatokat, akár előre definiált módon úgy, hogy ha az menetközben módosul, akkor egyszerűen le lehessen követni ezeket a változásokat. Mindemellett a jogosultságkezelés megtartásával a vezetőknek teljes rálátásuk legyen a feladatokra, követhessék a határidőket és a folyamatokra teljes rálátással rendelkezzenek, az egyes feladatok milyen állapotban vannak, valamint legyen közbeavatkozási joguk.


A NetRegisterX a NetFlow munkafolyamatkezelő modullal karöltve képes megfelelni ezen az igényeknek: a NetFlow adja a munkafolyamat motorját, segítségével a felvázolt munkafolyamatokat tudjuk megfogalmazni a NetRegisterX számára. A folyamatok az egyes iratokhoz kapcsolódnak, megadhatjuk milyen feltételek érvényesülése esetén és ki indíthatja a folyamatot. A határidő közlése mellett minden lépéshez hozzárendelhetünk elektronikus értesítőt, mely kivonatosan tartalmazza a tennivaló adatait. A munkafolyamathoz tartozó kezelőfelület a NetRegisterX-be integráltan jelenik meg: aki már ismeri a NetRegisterX-et, annak egyszerű kezelhetőséget, gyors elérést biztosítva nyújtja a lehetőséget, hogy nem kell külön megtanulni kezelését. Így a munkafolyamat kezelés a felhasználók számára úgy jelenik meg, mintha bekapcsoltunk volna egy új funkciót, számukra a már jól ismert folyamatlépések jelennek a képernyőn.
Egy NetRegisterX-ben tárolt irathoz több folyamat is rendelhető, és egy folyamat tetszőleges számú lépést tartalmazhat, mely csak az érintettek és jogosultak számára lesz elérhető és így látható. A korábban említett vezetői rálátási lehetőség ezt természetesen nem befolyásolja.


A folyamatban felvett lépések adják majd az egyes állapotok elnevezését is – módunkban áll számlakezelést, beszerzés jóváhagyást éppúgy megtervezni, mint mondjuk garanciakezelést. A munkafolyamat indítása után az egyes lépésekhez felelősök rendelhetők, a felelősök egymástól függetlenül tevékenykedhetnek (párhuzamos feladat végrehajtás), de elképzelhető függőség kialakítása, mely lehet állapot vagy együttműködési függőség, mint például együttes jóváhagyás. A munkafolyamat kezelés nem független az adott NetRegisterX bejegyzéstől, rugalmasan dinamikus, hiszen nemcsak a dokumentumtól függhet, hanem a környezettől is.
Természetesen nem minden folyamatlépés kell, hogy látható legyen, elképzelhetők ugrások, melyek lehetnek a folyamat adminisztrátor által végzett beavatkozások, de magában a folyamatban való nagyobb mértékű lépések, mint például egy vezető által történő egyszemélyes döntés, így kihagyva több középvezető együttdöntését. Egy munkafolyamat meghatározásában a kivételkezelés széles lehetőséget teremt a tervező számára az elágazások tekintetében.


Megemlíthető, hogy a NetFlow segítségével párhuzamosan is futhatnak folyamatok egy iraton, az egyik folyamat menetében bekövetkező változások indikálhatják egy másik folyamat párhuzamos indítását. Mindez automatikus lehet, hiszen a NetFlow folyamatvezérlője gondoskodik az állapot lépésekről.
A NetRegisterX beépített teendőkezelése továbbra is elérhető marad, így a munkafolyamat kezelő mellett ad-hoc teendők is adhatók, amennyiben egyedi eltérés történik. Mindehhez társul a részletes naplózás lehetősége: ezzel követhetjük a változásokat, akár mezőszinten, de azt is láthatjuk, hogy mikor és ki tekintette meg. A naplóadatok között dátum, felhasználói név és a munkaállomás azonosítója is látható a későbbi azonosítás végett.