Dokumentumkezelés

Az üzleti és ügyintézési folyamatok alapját az információk képezik, melyek a vállalat, vagy intézmény életében különböző formában (levél, fax, e-mail, szkennelt állományok, képek, táblázatok, stb.) jelennek meg, és dokumentumokban testesülnek meg. A dokumentumok és egyéb információk hatékony és rendszerezett tárolása, nyilvántartása, visszakeresése, kinyomtatása, a megfelelő helyre történő eljuttatása többletköltséget és pluszerőforrást igényel a szervezetektől. Eközben az információk mennyisége napról-napra növekszik, ezért a munkatársak egyre több időt töltenek az iratok kezelésével.

Az elektronikus és papír alapú tartalmak kezeléséhez olyan egységes dokumentummenedzsment (DMS, azaz Documentum Management System) rendszerre van szükség, amelyben a vállalatok és intézmények a dokumentumok teljes életciklusát, valamint a hozzájuk kapcsolódó feladatokat, ügyeket, munkafolyamatokat egyetlen rendszerben felügyelhetik.

Dokumentumkezelő rendszereknél a hangsúly elsősorban a dokumentumok (illetve a bennük tárolt információk) rendszerezett, biztonságos tárolásán, gyors, számos szempont szerinti visszakereshetőségén van. A folyamatkezelés egyszerűbb, és általában az adott dokumentumokhoz kapcsolódó feladatok automatizálását jelenti. Tartalommenedzsment rendszerek esetén a folyamatvezérelt információ- és tartalommegosztás kerül központba. Jellemzői: sokszereplős, összetett folyamatok, nagy tömegű dokumentum és információ feldolgozása, hosszú távú archiválása, lehetőség sokféle, részletes statisztika készítésére.

A szervezetek zöme a mai napig elsősorban egy széles körű funkcionalitással rendelkező - esetleg munkafolyamat-menedzsmenttel integrált – dokumentumkezelő alkalmazást keres. Ebben az esetben a több tucat referenciával és nagyjából 10000 felhasználóval rendelkező NetRegisterX dokumentummenedzsment rendszerünket ajánljuk.

Előnyök és eredmények
A piacon jó pár minősített elektronikus dokumentum- vagy tartalomkezelő megoldás található, amelyek bevezetése mind a KKV-k, mind a közfeladatokat ellátó intézmények, mind a nagyvállalatok számára számos általános előnnyel jár. A megfelelő rendszer kiválasztásánál azonban nem szabad szem elől téveszteni a legfontosabb szempontot, vagyis, azt, hogy a szervezet valós igényeinek megfelelő alkalmazást válasszon.

Íme, néhány minden szervezet számára realizálható előny:

  • Bármilyen tartalom, dokumentum rendszerezett, biztonságos tárolása elérése gyorsabbá, egyszerűbbé válik.
  • Költségcsökkentés az információk létrehozásának, elérésének, sokszorozásának, szétosztásának tekintetében.
  • Csökken a papír alapú tranzakciók aránya.
  • Megfelelő jogosultságkezeléssel az iratkezeléshez kapcsolódó biztonsági hézagok megszüntetők.
  • Az ügyintézés folyamata áttekinthetővé, követhetővé válik.
  • A határidőcsúszások és hibalehetőségek minimalizálása, a munkafolyamatok követhetősége magasabb ügyféllojalitást, illetve hatékonyabb ügyintézést eredményez.
  • Nem vesznek el iratok.
  • Megszűnnek a többszörösen előállított tartalmak.


Mindemellett, a vállalat, vagy intézmény, ha a szervezet igényeinek leginkább megfelelő, értékálló, rendszert szeretne, amely a használat során felmerülő újabb igényeket is képes kielégíteni, akkor válasszon olyan megoldást, ahol nem a szervezet működését kell a szoftverhez szabni, hanem a megoldás szabható a szervezetre. Tehát dokumentum- és tartalommenedzsment rendszer bevezetésénél érdemes figyelembe venni az alábbi funkciók, lehetőségek meglétét is.

  • A szoftver fejlesztés nélkül, paraméterezéssel testreszabható.
  • A szervezet igényei szerint rugalmasan alakítható kezelői felület és funkcionalitás áll rendelkezésre, a felhasználó saját szóhasználata és működési rendje egyszerűen leképezhető (testreszabható feliratok, menük, űrlapok, nézetek, mezők)
  • A rendszerben korlátlan mennyiségű és beállítású adatbázis létrehozható.
  • Kompatibilitás más rendszerekkel.
  • Csoportmunka funkciók támogatása, pl. integrált azonnali üzenetküldés (instant messaging) és jelenlétérzékelés funkcióval.
  • Cégméretnek megfelelő skálázhatóság.
  • Rendszerbe integrált funkciók (OCR, vonalkód, szkennelés, postázás-támogatás, stb.) a könnyebb kezelhetőségért.
  • Kényelmi funkciók: körfax, kör-e-mail, körlevél kezelése, boríték- és etikettnyomtatás, dokumentumsablonok használata, stb.

 

Célszerű olyan megoldást választani, amely az iratkezelésen túlmenően, egyéb üzleti problémára is megoldást ad, például:

  • pénzügyi jóváhagyás támogatására,
  • szerződésnyilvántartásra,
  • minőségirányítási dokumentációk nyilvántartására,
  • értékesítési és marketing feladatok támogatására,
  • rendelésnyilvántartásra,
  • pályázatkezelésre,
  • tanúsítványkészítésre és nyilvántartásra,
  • projektkezelésre,
  • személyzeti nyilvántartásra,
  • határozatok táraként,
  • igénylések nyilvántartására, stb.

 

A közfeladatokat ellátó intézmények több tucat tanúsított iratkezelő rendszer közül válogathatnak. Érdemes megfelelő iratkezelési múlttal rendelkező szállítót választani, aki garanciát vállal a folyamatos jogszabálykövetésre, termékfejlesztésre, jelentősebb referenciákkal rendelkezik.
Előnyös, ha a kiválasztott megoldás nem pusztán iratkezelési rendszer, hanem munkafolyamat-menedzsmenttel automatizálja az ügyintézés lépéseit. Például NetRegisterX munkafolyamat-kezelő moduljának segítségével az ügyintézőknek elegendő csak a saját feladataikra koncentrálniuk, hiszen a megfelelő menüpontokat kiválasztva az ügy minden szükséges adatával, vonatkozó iratával együtt végighalad egy programozott folyamaton.

Manapság egy szoftver nem működhet sziget-alkalmazásként: a dokumentumkezelő rendszerben tárolt adatok, mint pl. szerződésazonosító, szerződő partner stb. szinkronizálásának megoldása szinte alapfeladatnak mondható. A tartalom- és dokumentummenedzsment rendszerek egyik – sokak által – üdvözölt tulajdonsága éppen az interoperabilitás, vagyis, hogy a szoftverrendszerek között meghatározott, szabályozott feltételek szerinti átjárhatóság van, így képesek egymással történő kommunikációra és információcserére. Cégünk DMS, és ECM rendszerei szinte bármilyen alkalmazással - pl: intézményspecifikus szakmai rendszerek, vállalatirányítási rendszerek, web portálok, CRM rendszerek stb. - képesek információcserére, szinkronizációra, migrációra. Gondoljunk csak bele, hogy mennyivel csökkenthető az adminisztráció, ha a több rendszerben is használatos adatokat elegendő csak egy alkalmazásban rögzíteni, és néhány kattintással számos, akár több alkalmazás adatait összefogó statisztika is kinyerhető belőle.