Digitalizálás

Az ECM rendszer kialakításának első lépése a digitalizálás, amikor a papíralapú, illetve a felhasználók által létrehozott dokumentumok különféle beviteli technológiák segítségével rögzítésre kerülnek. Egy digitalizáló és feldolgozó rendszer bevezetésének célja, hogy intelligens adatkinyerésre alkalmas megoldás kerüljön bevezetésre.

A megfelelő digitális adatfeldolgozó rendszer OCR, ICR technika felhasználásával képes a formátumokat, vonalkódot, szöveget és karaktereket felismerni, adatállományba gyűjteni. Általában moduláris felépítésű, így az igényeknek megfelelően több méretű, típusú és eltérő munkafolyamatú formátum hatékony feldolgozásra képes. Egy digitális feldolgozó rendszer akkor tekinthető hatékonynak, ha a feldolgozandó információkat egyszerűen, minimális humán ráfordítással, kiváló minőségben dolgozza fel és adja át a fogadó rendszer számára.

A megoldás kiválasztásához többféle paramétert figyelembe kell vennünk:

  • Típus: a dokumentumok fajtáját tekintve 3 típust különböztetünk meg: strukturált, részben strukturált, strukturálatlan. A típusok a feladat meghatározásánál fontos szerepet kapnak a rendszer kiválasztása szempontjából.
  • Média: a dokumentumoknak olyan kialakításúnak kell lennie, mely biztosítja a beolvasó rendszer általános jó működését. Ez elsősorban a média, azaz a papír, minőségére vonatkozik (mérete, vastagsága, felülete, nyomdatechnikai eljárás, stb.), de ugyanígy fontos az űrlapok kitöltésének minősége, illetve a dokumentumok formátuma.
  • Mennyiség: az optimális megoldás kialakításához mindenképp előzetes kalkuláció szükséges. Pl. tudni kell a feldolgozandó dokumentumok napi, heti, havi, átlag és maximum mennyiségét, a rögzítendő és OCR-ezésre kerülő karakterek számát, a feldolgozást végző munkatársak létszámát, munkaidejét, stb.

 

A CNW egyik nagyvállalati ügyfelénél a következőképpen valósul meg a digitalizálás: a folyamat automatizált, így a beolvasást követő formátum felismerés és karakterértelmezés is automatikusan indul, biztosítva a folyamatos feldolgozási munkát az ellenőrző modul számára. Az adatok továbbítása szintén automatizált, így a feldolgozott adatlapok végül emberi beavatkozás nélkül betöltésre kerülnek a fogadó adattároló rendszerbe, a képi és metaadat információkkal együtt. A szoftver, vezérlő modulja segítségével, a további űrlapok definiálását felhasználóbarát, programozói tudás nélküli módon biztosítja.

A feldolgozott dokumentumok tárolására robosztus, skálázható, nagy mennyiségű adat feldolgozását és kezelését lehetővé tevő vállalati tartalomkezelő megoldást bevezetését javasoljuk, amely biztosítja a szabványos adatkapcsolatot a felhasználó speciális alkalmazásainak irányába is. A digitalizált adatvagyon mentésére, archiválására, kezelésére és újrafelhasználására vagy épp a szkennelt adatok elektronikus aláírással történő hitelesítésére, valamint mindenezen elemek rendszerbe foglalására - azaz ECM koncepció kidolgozására - szintén megoldást nyújtunk.