Vállalati tartalomkezelés (ECM)

A hatékony információmenedzsmenthez az alábbi kulcsfeladatokat kell megoldani: az egyre növekvő mennyiségű strukturálatlan és strukturált tartalmak rendszerezése, kezelése, egyetlen példányban való tárolása, megőrzése, valamint a rejtett vállalati tudás feltárása és gyors, egyszerű elérésének biztosítása. Dióhéjban azt mondhatjuk, hogy össze kell kötni az információkat, alkalmazásokat, üzleti folyamatokat és az embereket.

A fenti feladatok megoldásának kulcsa a folyamatvezérelt információ- és tartalommegosztás, azaz a vállalati tartalommenedzsment - Enterprise Content Management (ECM), valamint a web 2.0-es filozófiák és eszközök meghonosítása a vállalati kultúrában.

Az ECM a tartalmak, valamint a hozzájuk kapcsolódó folyamatok kezelését biztosító átfogó stratégiák és informatikai rendszerek összessége, amely a teljes életciklusukon át biztosítja a digitális javak kezelését a születéstől egészen azok megsemmisítéséig. Jellemzői a sokszereplős, összetett folyamatok, nagy tömegű dokumentum és információ feldolgozás, hosszú távú archiválás, lehetőség sokféle, részletes statisztika készítésére. Az ECM koncepció megalkotásakor a hangsúly nem a szoftvermegoldásokon, hanem az üzleti folyamatokon és célkitűzéseken van: Hogyan jut el a megfelelő információ a szükséges döntési pontokig, hogyan lesz visszakereshető egy esetleges audit kapcsán, miként biztosított a digitális tartalmak újrafelhasználása az egyes ügymenetek tekintetében.

Egy komplex ECM rendszer megoldást nyújt a szervezetnél számtalan formában és helyen felhalmozódott tudás, tapasztalat, információ rendszerezésében, kereshetővé és elérhetővé tételében. Az információ, formáját tekintve megkötések nélkül, bármi lehet: elektronikus dokumentum, papír alapú irat, e-mail, fax, multimédiás tartalom, űrlap, sms vagy chat üzenet, blog bejegyzés, stb. A teljes adatvagyon kezeléséhez számos alkalmazás – valamint ezen megoldások ECM koncepció által meghatározott együttműködése – szükséges, például digitális adatfeldolgozó rendszer, dokumentum és munkafolyamat-menedzsment, web- vagy multimédiás-tartalom kezelő, valamint archiválási megoldások.

Mégis az ECM koncepció kidolgozásánál azt is fontos szem előtt tartani, hogy lehetőség szerint egységes platformot használjunk, mivel ez nagyban megkönnyíti az egyes folyamatok és üzleti alkalmazások integrációját. Az ECM rendszerbe illeszkedő alkalmazásokat (pl.: a dokumentum- és webtartalom-kezelő megoldások) érdemes webes felhasználói felületre helyezni, így elfelejthető a kliensek telepítése, frissítése, nincs szükség erős számítógépekre – ami, több száz felhasználó esetén jelentős anyagi és humán erőforrás megtakarítást jelent - a felhasználók hamarabb elfogadják az új rendszert, valamint bárhonnan azonnal elérhetők az üzletileg fontos információk.

Milyen előnyökkel kecsegtet egy ECM megoldás bevezetése?

  • a különböző alkalmazásokban létrejött tartalmak egy helyen tárolhatók, archiválhatók,
  • a mentési, vagy épp selejtezési szabályzatot elegendő egyszer létrehozni,
  • megfelelő kategorizálás, osztályozás, címkézés esetén minden információra kiterjedő egységes keresési rendszer alakítható ki
  • az információk közötti összefüggések feltárhatók
  • megszűnik a dokumentumok többszöri előállítása
  • növekszik a meglevő tudás és tartalom újrafelhasználási aránya
  • a strukturálatlan információkban rejlő tudástöbblet bevonható az információgazdálkodásba.

 

Az ECM folyamata

Az ECM rendszer kialakításának első lépése a digitalizálás, amikor a papíralapú, illetve a felhasználók által létrehozott dokumentumok különféle beviteli technológiák segítségével rögzítésre kerülnek. Egy digitalizáló és feldolgozó rendszer bevezetésének célja, hogy intelligens adatkinyerésre alkalmas megoldás kerüljön bevezetésre. A rögzítés folyamata során az osztályozás biztosítja, hogy a tartalmakhoz kapcsolódó és üzletileg fontos megkülönböztető információk (metaadatok) csatolásra kerüljenek. A már rögzített tartalmak informatikai háttérrendszerben kerülnek tárolásra, melynek biztonsági rendszere őrzi a dokumentumokat és gondoskodik azok kinyeréséről. A ritkán használt információk megőrzésre kerülhetnek különféle archívumokban, tehermentesítve az informatikai rendszereket és a felhasználókat a nagy mennyiségű információ feldolgozásától.
A tárolt anyagok elérését és kezelését a különféle folyamatok során többször is hasznosítani/újrahasznosítani szükséges, legyen szó akár egy már rögzített dokumentum faxolásáról vagy egy szerződésmódosítás véghezviteléről. A különféle dokumentumkezelő, workflow és folyamatmenedzsment rendszerek ezen ponton kapcsolódnak a vállalati tartalomkezelés koncepciójába biztosítva, hogy a megfelelő tartalmak eljussanak a felhasználó képernyőjére, aki munkája során hasznosítja azokat.

Gondolatok egy ECM projekt előtt

Üzletileg kritikus és komplex alkalmazások kiválasztása előtt elengedhetetlen, hogy a bevezető vállalat tisztában legyen saját igényeivel, céljaival, a projekthez kapcsolódó sikerkritériumaival épp úgy, mint erőforrásaival, korlátaival és lehetőségeivel.

Emellett egy ECM megoldás – vagy egy komplex DMS rendszer - kiválasztásánál érdemes figyelembe venni néhány általános trendet:

  • elengedhetetlen a kényelmes, használatra ösztönző, testre szabható felhasználói felület,
  • a szinte korlátlan integrálhatóság,
  • az egyszerű, költséghatékony adminisztráció
  • a tartalom- és dokumentummenedzsment alkalmazások összköltségeinek csökkentése
  • rövid bevezetési és integrációs időszak.

 

A teljes vállalati adatvagyon kezeléséhez a legideálisabb megoldás egy komplex ECM rendszer bevezetése lenne, az valóságban azonban erre csak a vállalatok kisebb hányadának nyílik lehetősége. Ilyen esetben érdemes az ECM koncepciót több évre bontani, és a megvalósítást egy-egy részfeladat, illetve alkalmazás bevezetésével, és meglévő rendszerbe integrálásával kezdeni. Példaként említhetjük nyomtatványok nagy tömegű, automatizált digitalizálásának és feldolgozásának megvalósítását, vagy folyamatvezérelt dokumentum- és pályázatkezelő rendszer kialakítását, a számlajóváhagyás folyamatának kialakítását, illetve nagyvállalatnál egységes, cégszintű szerződés-nyilvántartás megvalósítását.

A CNW Zrt. több mint 10 éves múltra, és 50 projektre tekint vissza tartalom- és dokumentummenedzsment megoldások előkészítésében, testreszabott megoldások megtervezésében, valamint a megoldáshoz szükséges hardver és szoftver infrastruktúra kialakításában és integrációjában. Cégünk a piacvezető gyártók termékeire (IBM FileNet, Alfresco) alapozott megoldásokkal minden nagyvállalati tartalomkezelési igényt képes kielégíteni. Komplex rendszereknél a sikeres és gyors bevezetés érdekében az alábbi nemzetközileg elfogadott fejlesztési, bevezetési és projektmenedzsment módszertanokat alkalmazzuk: PRINCE2, MIKE2.0, RIA, ITIL.