Papír alapú számlák hiteles másolata, archiválása

Az alábbi cikkben a bejövő és kimenő számlákhoz kapcsolódó költségek csökkentésére mutatjuk be a CNW Zrt. számlahitelesítő és archiváló megoldását.

A vállalati információk nagy része napjainkban is papír formájában ölt testet. A bejövő és kimenő számlák azonban abból a szempontból is speciálisnak tekinthetők, hogy rövid ügyintézési idő és magas feldolgozási pontosság mellett, hosszú ideig történő biztonságos és visszakereshető tárolást igényelnek. Ebből fakadóan a bejövő számlák kezelése, fizikai tárolása, állagmegőrzése, visszakereshetősége, vagy éppen a kimenő számlák másodpéldányainak megőrzése sok humán és anyagi erőforrást emészthet fel.

Az alábbiakban ismertetett megoldással létrehozható a papír számlák hiteles másolata, így lehetőséget ad a papír számlák eredetijének, azaz a papírnak csak a feldolgozási/ügyviteli folyamat idejére történő ideiglenes tárolására, majd fizikai megsemmisítésére. Segítségével a számlaarchívumban tárolt dokumentumok hiteles elektronikus másolattá alakíthatók és az eredeti példányok selejtezhetővé válnak.

Ahol már alkalmaznak digitalizálást és a különböző dokumentumokat elektronikusan kezelik, ott kézenfekvő, hogy az elektronikus dokumentumtárolás mintájára legyenek a papír alapú számlák is tárolva. Ez 2012. január óta az Art. bizonylat megőrzési szabály alapján, teljes mértékben és jogszerűen megvalósítható, azaz a papír alapú dokumentumokról – jelen esetben a számlákról - hiteles másolat készíthető. A hitelességet a szervezet munkafolyamatához rendelt elektronikus időbélyeg és aláírás biztosítja. Az elektronikus számlák megőrzésének módját az elektronikus dokumentumok digitális archiválásáról szóló 114/2007 GKM rendelet szabályozza, amely előírja, hogy az elektronikusan kezelt dokumentumok tartalmát úgy kell kezelni, hogy azok megmásíthatatlanok legyenek, valamint védi azt a törlés, megsemmisítés, véletlen megsemmisülés és sérülés, illetve a jogosulatlan hozzáférés ellen. Ahhoz, hogy a hitelesítéshez szükséges képi információnk legyen, a papír számlából digitalizált számlaképet kell előállítani. A számlafeldolgozás lépései a következők:

  • Iktatás
  • Digitalizálás
  • Indexálás
  • Hiteles másolatkészítés
  • Rendszer monitoring
     

A papír azonosításához egyedi azonosító szükséges. Ez lehet sorszám, iktatószám, bélyegzővel nyomtatott dátum, vonalkód, stb. Ez a digitalizálás során automatikusan feldolgozásra kerül, így biztosítva a papír és a digitális képek egyértelmű azonosítását.
A digitalizálás során a számla adatai meta adatokká alakíthatók, mely adatok továbbíthatók a vállalat ügyviteli és pénzügyi rendszereibe. A feldolgozást követően egy időbélyeggel és aláírással ellátott PDF fájl formátumú számlakép áll elő, amely teljes mértékben kiváltja a papír alapú változatot, amely ezután már megsemmisíthető. A digitális és hiteles számlán elvégezhetők a számlákkal kapcsolatos jóváhagyási, kifizetési, selejtezési és archiválási folyamatok. A számlák digitalizálása után a számla adatok információi az APEH xml adatstruktúrának megfelelően csatolva lesznek a digitalizált számlaképhez. Így a pénzügyi és törvényi adatok mellett, olyan biztonsági és statisztikai információk is csatolhatóak a kimeneti adatokhoz, hogy az a felettes szervezet - jelen esetben NAV - igényeit is kielégítse.

A fent leírt rendszer teljes körűen kezeli a papír alapú számlák digitalizálásának és hitelesítésének és archiválásának folyamatát. A megoldásunk úgy épül fel, hogy könnyen lehessen integrálni a már meglevő vállalatirányítási, tartalom- és dokumentumkezelő rendszerekhez.

A CNW Zrt. a fentiekben ismertetett rendszert elsősorban nagy kiterjedésű ügyfélkörrel rendelkező cégek – mint amilyenek például a közmű és telekommunikációs vállalatok – részére ajánlja. A hiteles másolatkészítés egyik fő célja a papír halmazok megszüntetése, ezáltal a raktározási és tárolási költségek csökkentése, valamint az ügyviteli folyamatok felgyorsításával a külső és belső ügyfelek elégedettségének növelése. A számla hitelesítő eljárás mind a kimenő mind a bejövő oldalon egyaránt használható. A megoldás a kor kihívásainak megfelelően indukálja a hatékony ügyvitelkezelést, minimalizálja a papír alapú dokumentumok használatát, valamint a költségek csökkentésével párhuzamosan növeli az átláthatóságot, pontosságot, megbízhatóságot
 

Forrás: Vízmű Panoráma 2013/2