Hatékonyságnövelő dokumentumkezelés

Napjainkban a cégek egyszerre küzdenek az információk tömegével és az éppen szükséges információk hiányával. Különböző informatikai rendszereikben elképesztő mennyiségű – üzleti szempontból releváns – tartalmat tárolnak, azonban az éppen szükséges információ megtalálása és elérése egyáltalán nem egyszerű feladat. Éppen ezért a DMS/ECM megoldások egyik fő feladata, hogy ezeket a tartalmakat a különböző – pénzügyi, vállalatirányítási, intranet stb. – rendszerek összekapcsolásával kereshetővé, egyetlen felületen elérhetővé tegyék, és az információ elérését szabályozzák – mondta Mészáros Tamás, a CNW Zrt. értékesítési igazgatója.

Az általunk kialakított dokumentum- és tartalomkezelő rendszereket kifinomult, jól szabályozható jogosultsági rendszerrel adjuk át, biztosítva, hogy az eltárolt információkhoz szigorúan csak az arra jogosult felhasználók férhessenek hozzá. Alkalmazásaink összetett keresési rendszerével pedig korlátlan dokumentummennyiségben is pillanatok alatt megtalálható a szükséges dokumentum, adat, információ.
Az auditálhatóság – főleg nagyobb szervezetek esetén – már a rendszerek közötti választás során kulcsfontosságú feltétel. A CNW alkalmazásaiban minden felhasználói tevékenységet automatikusan és módosíthatatlanul rögzítenek a rendszernaplóban, így a dokumentummal kapcsolatos összes esemény (megnyitás, módosítás stb.) nyomon követhető. A már korábban említett jogosultsági rendszer és a naplózás együttes használata biztosítja a magas fokú biztonsági követelményeknek való megfelelést, valamint az auditálhatóságot.
– A döntési idők lerövidülésének, valamint a mobileszközök gyors terjedésének köszönhetően ma már a munkatársak nem feltétlenül asztali gépeik előtt dolgoznak – emelte ki Mészáros Tamás. – Hol megbeszélésen, hol külső partnernél kell biztosítani a dokumentumokhoz való biztonságos hozzáférést, ezért a tartalomkezelő megoldásokkal kapcsolatban is egyre többször fogalmazódik meg igényként a mobilitás támogatása. Az információk, dokumentumok idő-, hely- és eszközfüggetlen elérésére a webes felületű és mobileszközökre optimalizált alkalmazásaink kínálnak megoldást. Legújabb fejlesztésű DMS-alkalmazásunk, a NetRegisterX esetében például a vezetők már iPadjukon vagy egyéb tábla PC-n olvashatják dokumentumaikat, folyamatokat indíthatnak és eredményeket ellenőrizhetnek, a dokumentumkezelésbe integrált jelenlét-érzékelés segítségével pedig chaten vehetik fel a kapcsolatot munkatársaikkal.
Önmagában jelentős hatékonyságnövekedést eredményez, ha a dokumentumok nem papíron köröznek a szervezetben, hanem egy megfelelően kiválasztott DMS-rendszerben rendszerezetten, verziókezelten, visszakereshetően tárolja, és a különféle munkafolyamatok során újrahasznosítja őket a vállalat.
– Ahol már megvalósult a dokumentumkezelés, ott a következő lépésben a beszerzési, jóváhagyási és egyéb munkafolyamatok automatizálása, majd a különféle rendszerek közötti átjárhatóság, adatcsere megvalósítása adhat további komoly hatékonyságnövekedést – fejtette ki Mészáros Tamás.
Az értékesítési igazgató hozzátette, hogy a CNW az elmúlt évben számos, egyedi igények szerint kialakított dokumentum- és tartalomkezelési megoldást adott át, többek között az oktatás, a gyógyszeripar, a kereskedelem és a közösségi közlekedés területén működő vállalatok számára

Forrás: Computerworld / 2011. május 24.